ASSISTANTE DE DIRECTION H/F

Fondée en 864, la Monnaie de Paris est à la fois la plus ancienne des institutions françaises et la plus ancienne entreprise du monde.
Etablissement public à caractère industriel et commercial (EPIC) depuis le 1er janvier 2007 et rattaché au Ministère de l’Economie et des Finances, notre mission depuis 12 siècles consiste à frapper la monnaie des français, et depuis le XIXème siècle, celles d’autres pays du monde (environ 40 aujourd’hui). La Monnaie de Paris est composée d'environ 500 collaborateurs.
Depuis 1973, notre activité est répartie sur deux sites :

Le site historique du Quai de Conti à Paris, où sont réalisées les productions d’art (monnaies de collection en métaux précieux, médailles, décorations officielles, fontes d’art et bijoux) mais également où est assurée la conservation, la protection et la présentation au public de nos collections historiques au travers du Musée de la Monnaie de Paris.
L’usine de Pessac en Gironde, où sont fabriquées les pièces d’euro pour la France, les monnaies des pays étrangers mais aussi les monnaies de collections et les jetons touristiques.
Les activités commerciales exercées dans le secteur concurrentiel représentent dorénavant 70% de nos revenus.

Enfin, au sein de notre Institution, le sentiment d’appartenance est un vecteur important de notre dynamique. C’est pourquoi la Monnaie de Paris s’engage à promouvoir les talents internes afin de leur offrir les meilleures opportunités d’évolution et à rechercher de nouveaux talents externes pour répondre aux exigences d'aujourd’hui et aux défis de demain.

Mission générale

Au sein du secrétariat général et rattaché au Directeur général adjoint, vous aurez pour principales missions :

Détail du poste

Assistanat du service RH - missions transversales (paie, développement RH et juridique/relations sociales) :

· Gestion des demandes d’achats sur l’ERP Sage X3

· Gestion des factures en relation avec les services approvisionnements et comptabilité

· Diffusion des notes de service

· Gestion du courrier interne et externe

· Gestion des commandes de fournitures

· Gestion du budget charges externes

· Gestion des déplacements et notes de frais des collaborateurs du Secrétariat général

· Gestion des demandes et cérémonies Médailles du travail

· Gestion des cérémonies du 11 novembre

· Gestion des courriers condoléance, commande de fleurs obsèques

· Préparation comité des rémunérations (commande plateau repas, invitation …)

· Assistanat du Directeur général adjoint

Focus Paie :

· Commande des tickets restaurant en relation avec le service paie et distribution pour le Secrétariat général

Elaboration des avenants télétravail, en relation avec le service paie pour la vérification de l’éligibilité

Focus Juridique social/relations sociales :

· Scan des courriers et enregistrement sur le réseau

· Envoi et préparation des supports CSE et CSSCT

· Envoi des documents au CSE et préparation des dossiers papiers PDG, DRH et DRH adjoint

· Réservation trains et hôtels pour les OS

Focus Développement RH - Recrutement et mobilité :

Gestion administrative des stagiaires, alternants et nouveaux arrivants CDD/CDI :

- Constitution des dossiers du personnel
- Conventions de stage
- Saisie Pléiades et envoi Workflow

Gestion de l’intérim Paris :

- Relation avec les agences d'intérim pour la demande des profils, et avec les opérationnels Monnaie de Paris
- Suivi des contrats
- Vérification des factures
- Saisie sur Pléiades + Worflow
- Transmission des relevés d'heure aux agences d’intérim

Réception et scan des fiches de validation recrutement (FVR) puis envoi par mail
Inscription à la session accueil sécurité + suivi de la fiche intégration
Prise de RDV candidats ponctuelle

· Mise à jour des fichiers de reporting « mouvement du personnel » et « intérim », et les reporting à faire pour l’intérim au CDG en binôme avec l’assistante de direction de Pessac.

Accompagnement administratif et logistique auprès du développement RH pour le programme d’animation de la communauté Top50 / Managers / Cadres

Profil, Expérience, Formation

· De formation Bac+2 type Assistant de direction, une expérience significative au sein d’un service RH et juridique est appréciée

· Excellent relationnel

· Sens du service afin d’assurer les interactions entre les services prescripteurs (Finance, Marketing, Juridique)

· Rigueur

· Organisation

· Gestion des délais et priorités

· Maitrise de Excel et d’un ERP (idéalement Sage X3) et agilité avec les solutions informatiques (signature électronique,...)